Cómo PCArts se prepara para dejar de ser una Pyme de la mano de S4/Hana y Baitcon

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Nota publicada en Info Technology- Diciembre de 2017

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Para dejar de ser una Pyme, PCArts decidió invertir en un ERP y adaptar la compañía a sus buenas prácticas. En el medio, la empresa pasó de ser fabricante a importadora. ¿Cómo afectó a la implementación?

Por Ricardo Goldberger

PCArts Argentina nació en Barracas en 1998 como una empresa de capitales nacionales dedicada a la comercialización mayorista de productos de tecnología. Entre sus socios y representantes figuran Intel, AMD, Microsoft, Gigabyte, Asus, Dell, Sony y Nvidia. En 2002 crea Banghó, la marca de computadoras que llegó, en su momento, a fabricar netbooks, notebooks, tablets, PC de escritorio y AIO. Hoy tiene su casa central en Florida Oeste (Buenos Aires) y tiene plantas de producción en el Polo tecnológico de parque Patricios así como en Córdoba y sucursales “express” en el barrio de La Boca (CABA), Córdoba y Mendoza. La compañía ocupa a cerca de 380 personas y acusa una facturación anual (en 2016) de alrededor de US$ 80 millones.

Maximiliano Spagnolo, Gerente de Sistemas y Procesos, PCArts

En este sentido, PCArts había crecido muy rápidamente y sus herramientas IT no la habían acompañado. A la variedad y desconexión de los distintos sistemas, se sumaba la falta de procesos de negocio integrales. Así, con la consigna de apelar los estándares y mejores prácticas que podían ofrecer los ERP World Class, tomaron la decisión de profesionalizar el management de la compañía. El líder del proyecte se llama Maximiliano Spagnolo, gerente de Sistemas y Procesos de Negocio de PCArts, y lo relata de esta manera: “Buscamos una plataforma informática nueva, para la compañía en la que queremos convertirnos dentro de 10 años”. Agrega que actuaron bajo tres premisas: llevar a cabo una implementación muy estándar, encontrar un ERP que soporte el proceso actual de la empresa y usar las mejores prácticas del ERP elegido.

PCArts era una compañía joven, de rápido crecimiento. Producto de eso, tenían una infraestructura complicada: 15 sistemas desconectados entre sí. “Obtener la información requería semanas -continúa Spagnolo- los cierres mensuales se hacían posdatados cuatro o cinco meses, la compañía no tenía procesos; la complejidad de los sistemas y la falta de procesos fueron dos de los factores más importantes que dificultaban el crecimiento de la empresa”.
Había sistemas desarrollados in house, especialmente para la parte comercial y logística, más un ERP de Totvs que les estaba quedando obsoleto y, cómo no, Excel para casi todo lo demás.

No hagas lo que yo digo….

El management de la empresa, liderado por el gerente general Ariel Loureyro, definió la idea en la que se tenía que basar el proyecto: “No hace falta reinventar la rueda, copiemos al exitosos”. Spagnolo lo sintetiza así: “Si no estamos conformes con los procesos que tenemos y queremos comprar un ERP, ¿le vamos a decir a SAP qué tienen que hacer? Que ellos me digan, mejor, cuál es la mejor forma. ¿Por qué tenemos que ser distintos a los que son exitosos?”. Era octubre de 2015. “Decidimos que no queríamos hablar con partners, queríamos que las propias marcas nos traigan a su mejor consultor interno para ver el tema de PCArts”, continúa el CIO. “Era una proceso de conocimiento mutuo. No estaba eligiendo socios sino herramientas; después veré cómo y con quién”.

Se hicieron reuniones abiertas con SAP, Oracle y Microsoft. Les mostraban las problemáticas y cada uno de ellos plateó soluciones. Al final, la elegida fue SAP, no solo por los aspectos técnicos del ERP, sino por el tipo de empresas que lo usan. “Varias empresas que hoy son como no imaginamos que seremos dentro de 10 años usan SAP”, declara Spagnolo.

Lionel Turek, director de ventas de SAP Argentina cuenta que PCArts estaba buscando un ERP World Class. “Al principio, no estaban evaluando la nube hasta que se la ofrecimos”, agrega. “Nos pareció lo más adecuado para una empresa de ese tamaño, especialmente si tenían que empezar de cero con las mejores prácticas, si querían ir a un estándar”. La idea fue tener un core digital que los acompañase por los próximos años que tenga en cuenta posibles cambios que pudiera haber en la gestión. La elección de consultora también fue compleja. “Hicimos un procesos semejante a la elección del ERP y hablamos con tres o cuatro”, cuenta Spagnolo. Crystalis, Seidor, ADP y Baitcon fueron las candidatas. “Les pedimos a cada una que envíen su propuesta: qué harían, cuándo lo harían y cuánto tardarían”. La consultora del Grupo Datco fue la elegida porque “Baitcon fue la que mejor entendió lo que nosotros queríamos”, puntualiza el entrevistado de PCArts. “Se notaba que no buscaban un proveedor de recursos sino un socio que los acompañe en el proyecto”, explica Martín Remuiñán, gerente de cuentas de Baitcon.

Y cuando menos se los esperaba…

…cambió el gobierno. Y con él vino una nueva política económica: al apertura de las importaciones. “Pasamos de ser una compañía fuertemente industrial, en la que el 80 por ciento de nuestro negocio era vender lo que fabricábamos a reconvertirnos en una compañía importadora”, señala Spagnolo. En otras palabras, lo que arrancó siendo un proyecto predominantemente industrial, terminó siendo uno mayormente comercial. Este cambio obligó a reformular parte del proyecto -y antes de eso, el modelo de negocios de la compañía -, con lo cual, de los nueve meses originales que habían acordado, el lapso se estiró a once.

Pero además, “cuando uno tiene las premisas claras -continuó el gerente de Sistemas-, los proyectos no tienen problemas técnicos ni funcionales. Empiezan a surgir en el factor humano y ahí es donde necesitamos a alguien que nos ayude. Lo más desafiante para esta compañía era empezar a trabajar por procesos y para eso contratamos a Olivia, una consultora de Change Management. La gestión del cambio es el aceite para que todos los engranajes del cambio funciones más fluidamente”.

El momento de arremangarse

¿Con qué se encontró la gente de Baitcon cuando entró, en mayo de 2016? “Ellos tenían por lo menos cuatro versiones de la realidad: una comercial, una de producción, una contable y una de compras; y querían unificar todo”. El que relata la historia es Marcelo Cannone, líder regional de Aplicaciones Prácticas de SAP en Baitcon y el líder del proyecto por el lado del partner. “Nos encontramos con gente que tenía claro lo que quería y, sobre todo, a dónde quería llegar de acá a cinco y 10 años. Eso nos resultó muy atractivo porque fue un cliente exigente y que ha adoptado lo que nosotros consideramos como factores clave del éxito: que el negocio participe en todo el proyecto”, dice.

El personal de Baitcon identificó los desafíos principales que la compañía iba a afrontar durante el proyecto y usó una herramienta de SAP, llamada Variable Configuration, que permitió que la parametrización se vaya armando por piezas. Algunos sobresaltos tuvieron. Por el lado del cliente, según Spagnolo, ocurrieron varios problemas para extraer los datos de los sistemas viejos. “Debimos habernos enfocado más en eso al comienzo”, afirma. Y por el lado del implementador, de acuerdo a Remuiñán, la herramienta era muy nueva -SAP S4 Hana había salido recientemente- “tuvimos que ver cómo se adaptaban las mejores prácticas a las novedades de la versión”. En este sentido, Turek señala que Baitcon “fue de los primeros clientes de S4 sobre HEC (Hana Enterprise Cloud) en la Argentina”. Continúa Cannone: “En general, la mayor parte de los requerimientos los cubrimos con funcionalidad estándar y el nivel de desarrollo fue bajo en comparación con otros proyectos. Un desafío fue la dispersión geográfica que tiene la empresas”. En este punto es conveniente recordar que PCArts posee tres unidades de negocio: PCArts Distribución, PCArts Posventa y Banghó; y sucursales de ventas en Capital, provincia de Buenos Aires, Córdoba y Mendoza.

En febrero de 2017 salieron en producción en Big Bang, es decir, todos los sistemas al mismo tiempo y en todos lados. “Cómo fue un cambio estructural, afectó a todos los niveles y esa fue la principal razón por la que salieron de una sola vez con todo. Nunca iban a salir en vivo si la prueba integral no les daba los resultados que querían”. Sentencia Cannone. Se capacitaron en total unos 400 usuarios. “Estimábamos un impacto crítico de dos semanas y fue de una, pero el impacto secundario, evaluamos, sería de un mes y nos llevó dos”. Remarca el CIO de la empresa.

“Este proyecto tuvo un presupuesto, pero no un beneficio cuantificado económicamente o una tasa de retorno, ya que el valor agregado más importante es el cambio cultura, la profesionalización a la que nos fuerza SAP y la implementación de procesos estándares en el mercado, que era lo que buscábamos”. Y concluye: “Recién dimos el primer paso en un plan de siete años. Hasta que no tengamos estabilizada toda la parte transaccional y operativa no pensamos en dar los siguientes pasos”, cierra Spagnolo. El CIO alude a la redefinición de los procesos propios en función de la experiencia adquirida y a comenzar a pensar en manejo de información e inteligencia de negocios. Pero eso será, seguramente, parte de un capítulo siguiente.

Hightlights

  • Objetivo del despliegue: integrar y optimizar la información proveniente de las distintas operaciones de la compañía (importación, inventarios, producción, ventas finanzas, contabilidad) para que la información fluya de manera oportuna a cada área, incluyendo la alta gerencia.
  • Inversión: US$ 3 millones.
  • ROI: S/D.
  • Líderes de proyecto: Maximiliano Spagnolo, gerente de Sistemas y Procesos de negocio.
  • Sponsor: Ariel Loureyro, gerente General.
  • Facturación: US$ 80 millones (2016).

Tecnología

  • Solución: SAP S/4HANA en HEC.
  • Proveedor: Baitcon (Grupo Datco).

IT Corporativa

  • Software: SAP S/4Hana 1511 usando interface Fiori. Los módulos implementados fueron SD (Sales and Distribution) para gestión comercial, PP (Production Planning) para la producción, QM (Quality Management) para control de calidad, MM (Logistics Materials Management) para abastecimiento, logística y comercio exterior, FI (Financial Accounting) para finanzas, CO (Controlling) para control de costos y TR (Treasury) para tesorería y contabilidad.
  • Hardware: El sistema se implementó íntegramente sobre HEC (SAP Hana Enterprise Cloud), la nube pública de SAP, cuyos Data Center están en EE.UU. 99,95 por ciento de disponibilidad de producción promedio.
    Telecomunicaciones: Esquema redundante de conexiones VPN hacia HEC, basado en infraestructura de comunicaciones Cisco, a través de los proveedores Fibercorp, Claro y Telecom.
12 01 2018|

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